DocuWave
Gestione documentale: futuro e innovazione
PrimaDopoLibera subito il tuo spazio
L’eliminazione dell’archivio cartaceo in funzione di quello digitale, ti permetterà di recuperare spazio inutilmente occupato da plichi e faldoni. Abbandona tutta la carta che non ti serve e utilizza lo spazio per qualcosa di più utile come un altro ufficio, una sala riunioni o una zona relax.
Abbatti i costi gestionali
Trovare e consultare documenti online in tempo reale ti permette non solo di risparmiare tempo nella ricerca ma anche di abbattere i costi di gestione che un archivio cartaceo implica. La digitalizzazione dei documenti dev’essere un vantaggio competitivo non un problema da gestire.
Azzera i rischi di perdita dati
I documenti cartacei sono soggetti a deperimento, i documenti digitali hanno vita infinita. I documenti cartacei, in caso di eventi naturali quali incendi o allagamenti, vanno inevitabilmente distrutti, i documenti digitali no. Questo significa che in un archivio digitale i tuoi dati sono al sicuro e sempre reperibili.
Favorisci lo smart working
Tra i maggiori vantaggi della digitalizzazione dei documenti figurano sicuramente la tempestività nella ricerca e la velocità di consultazione. Ma ciò che fa davvero la differenza, è la possibilità di eseguire queste azioni da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, permettendoti così di lavorare da remoto in tutta tranquillità.
Con DocuWave puoi dire addio agli archivi cartacei. Digitalizziamo e conserviamo i tuoi documenti in modo sicuro, secondo la normativa vigente, rendendoli disponibili quando e dove vuoi.
Affidabilità, velocità e sicurezza.Ti offriamo una soluzione digitale all’avanguardia che trasforma la gestione documentale in un processo semplice, intuitivo ed efficiente.
Archivia, proteggi e accedi ai tuoi documenti in un click
01
Archiviazione
digitale
L’archiviazione digitale è un processo di conservazione di documenti elettronici su differenti supporti: server, cloud, database, NAS, eccetera. Essa prevede l’organizzazione e l’accesso ai documenti stessi, ma non ne definisce il valore legale. In quel caso si parla di conservazione sostituiva o conservazione digitale a norma.
02
Conservazione digitale
a norma
La conservazione digitale a norma, o conservazione sostitutiva, è quel processo che attribuisce ai documenti elettronici lo stesso valore legale degli originali cartacei grazie all’applicazione di firma digitale e marca temporale, che ne garantiscono autenticità, integrità, immodificabilità e data certa. Il documento digitale conservato a norma sostituisce l’originale cartaceo, che può essere eliminato, salvo eccezioni specifiche di legge.
03
Indicizzazione intelligente dei documenti
La conservazione digitale a norma, o conservazione sostitutiva, è quel processo che attribuisce ai documenti elettronici lo stesso valore legale degli originali cartacei grazie all’applicazione di firma digitale e marca temporale, che ne garantiscono autenticità, integrità, immodificabilità e data certa. Il documento digitale conservato a norma sostituisce l’originale cartaceo, che può essere eliminato, salvo eccezioni specifiche di legge.
04
Stoccaggio
e triturazione certificata
Lo stoccaggio è una modalità di conservazione dei documenti cartacei che dopo la digitalizzazione non possono essere eliminati. Essi vengono depositati in un luogo sicuro, protetto e custoditi secondo i termini di legge. Esiste anche lo stoccaggio on-demand che prevede la conservazione dei documenti cartacei non ancora scansionati, ma utile per liberare spazi necessari ad altro nell’attesa del processo di archiviazione digitale o digitale a norma.
La triturazione certificata è un processo che permette la dematerializzazione dei documenti cartacei e che li riduce in pezzi talmente piccoli da impedirne ogni tentativo di ricomposizione. Così facendo, la sottrazione di dati sensibili è sostanzialmente impossibile.
05
Piattaforma cloud proprietaria
con filtri avanzati
La piattaforma cloud proprietaria è uno spazio accessibile via web, di proprietà dell’azienda che lo sviluppa e gestisce, accessibile solo con credenziali personali o permessi specifici. Usufruendo di una piattaforma cloud, i computer locali vengono alleggeriti da file elettronici e le aziende vengono tutelate grazie all’utilizzo di server privati e personalizzati.
La piattaforma cloud proprietaria con filtri avanzati possiede specifiche funzionalità di ricerca e selezione di dati e/o documenti. Questi filtri, personalizzabili in base alle esigenze, consentono di cercare i file per nome, per metadati semplici ma anche più complessi come intervalli di date, campi combinati, filtri su autorizzazioni o ruoli utente.
Come funziona
Ritiriamo i tuoi documenti
E li sottoponiamo ad un processo di raccolta, organizzazione e conservazione, rendendoli facilmente reperibili e accessibili, garantendone il corretto ciclo di vita.
Li digitalizziamo in alta qualità
Grazie alla scansione ottica, acquisiamo le immagini dei documenti cartacei trasformandoli in documenti digitali quali: PDF, JPG, PNG, TIFF, eccetera oppure in file di testo editabili.
Li carichiamo in cloud
Ovvero in uno spazio digitale dedicato, accessibile tramite credenziali personali. Grazie a questa piattaforma, ti garantiamo prestazioni elevate e protezione dei dati aziendali.
Hai domande?
Sì, se viene attivata la conservazione digitale a norma, i documenti cartacei possono essere eliminati nel rispetto delle disposizioni di legge.
Assolutamente sì. DocuWave applica firme digitali e marche temporali che rendono i documenti legalmente validi e opponibili a terzi.
Dipende dal volume e dalla tipologia dei documenti. In media, in pochi giorni il tuo archivio sarà già accessibile online.
Sì. La piattaforma DocuWave è accessibile 24/7 da qualsiasi dispositivo, con credenziali protette.
Certo. Tutti i documenti sono trattati nel rispetto del GDPR e conservati in ambienti protetti con backup regolari.
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